Confiez la gestion de votre secrétariat téléphonique à VOC-Call. Nos secrétaires qualifiés assurent un accueil professionnel, la prise de rendez-vous, le filtrage d'appels et l'assistance administrative 24/7.
Le secrétariat téléphonique consiste à externaliser la gestion de vos appels téléphoniques et de vos tâches administratives liées à la communication. Chez VOC-Call, nos secrétaires qualifiés prennent en charge l'accueil de vos clients, la prise de rendez-vous, le filtrage d'appels, la gestion de votre agenda et bien plus encore.
Que vous soyez un professionnel libéral, une PME ou une grande entreprise, le secrétariat téléphonique externalisé vous permet de vous concentrer sur votre cœur de métier tout en garantissant un accueil professionnel à vos clients.
Avec un volume de recherche de 170 requêtes mensuelles, le secrétariat téléphonique représente une opportunité importante pour optimiser votre organisation et améliorer votre image professionnelle.
Une gamme complète de services pour externaliser votre secrétariat téléphonique
Accueil professionnel de tous vos appels avec identification de l'appelant, qualification de la demande et orientation vers le bon interlocuteur.
Gestion complète de votre agenda : prise de rendez-vous, vérification des disponibilités, confirmation, relances et rappels automatiques.
Filtrage intelligent des appels selon vos critères : identification des appels importants, prise de messages, transfert en temps réel.
Prise de messages détaillés avec transmission immédiate par email, SMS ou notification selon vos préférences.
Gestion de tâches administratives : saisie de données, mise à jour de fichiers clients, préparation de documents, suivi de dossiers.
Secrétariat médical, juridique, immobilier ou autre secteur d'activité avec maîtrise de la terminologie et des processus spécifiques.
Des avantages concrets pour votre entreprise et vos clients
Libérez-vous des tâches administratives et concentrez-vous sur votre cœur de métier. Nos secrétaires gèrent tous vos appels et tâches administratives à distance.
Renforcez votre image de marque avec un accueil téléphonique professionnel et une disponibilité optimale. Vos clients apprécient un service de qualité.
Vos clients sont pris en charge à tout moment, même en dehors des heures ouvrables. Ne manquez plus aucun appel important.
Économisez sur les coûts de recrutement, formation et infrastructure. L'externalisation du secrétariat téléphonique est plus économique qu'un secrétariat interne.
Nos secrétaires sont formés, expérimentés et suivent une formation continue pour garantir la meilleure qualité de service.
Nous adaptons nos services à vos besoins spécifiques : horaires, processus, outils, terminologie. Chaque solution est personnalisée.
Un processus simple et efficace pour externaliser votre secrétariat
Nous étudions vos besoins spécifiques : volume d'appels, horaires, secteurs d'activité, processus internes et outils utilisés.
Nous vous proposons une solution adaptée avec un devis détaillé, incluant les modalités de fonctionnement et les outils de suivi.
Installation et configuration : routage des appels, intégration avec vos outils (agenda, CRM), paramétrage des scripts d'accueil.
Formation approfondie de nos secrétaires sur vos processus, votre terminologie, vos outils et vos valeurs d'entreprise.
Démarrage du service avec suivi régulier et ajustements en temps réel pour optimiser les performances dès le départ.
Amélioration continue basée sur vos retours, analyses de performance et évolution de vos besoins pour garantir la meilleure qualité.
"Le secrétariat téléphonique de VOC-Call a transformé notre organisation. Nous ne manquons plus aucun appel et nos clients apprécient l'accueil professionnel. Les secrétaires sont réactives et bien formées à notre activité."
"L'externalisation de notre secrétariat téléphonique nous a permis de réduire nos coûts tout en améliorant la qualité du service. Disponibilité 24/7 et professionnalisme remarquable."
L'externalisation du secrétariat téléphonique permet de réduire les coûts, d'améliorer la qualité du service, de bénéficier d'une disponibilité 24/7, de se concentrer sur votre cœur de métier et de renforcer votre image professionnelle.
Nous configurons un renvoi d'appels ou un numéro dédié. Vos clients sont accueillis par nos secrétaires qui se présentent en votre nom et vous transmettent les messages selon vos préférences (email, SMS, notification).
Oui, nous nous connectons à vos outils (Doctolib, Google Calendar, Office 365, CRM, logiciels métiers) pour mettre à jour vos rendez-vous et dossiers en temps réel.
Nos plages standards couvrent 8h-19h du lundi au vendredi. Des options soir, week-end ou 24/7 sont disponibles pour les secteurs à forte exigence (santé, services d'urgence).
Absolument. Tous nos services sont entièrement personnalisables : scripts d'accueil, processus de traitement, intégrations techniques, horaires, et bien plus encore selon vos besoins spécifiques.
Nous fournissons des rapports réguliers avec indicateurs de performance (KPI) : nombre d'appels, temps de réponse, prise de rendez-vous, satisfaction client. Vous avez également accès à un tableau de bord en temps réel.
Contactez-nous dès aujourd'hui pour un devis gratuit et personnalisé. Nos experts analyseront vos besoins et vous proposeront la solution la plus adaptée.