Lorsque vous essayez de joindre une personne importante dans une entreprise, vous devez souvent passer par un barrage secrétaire. Ce filtre est mis en place pour protéger les dirigeants et les employés clés des appels non sollicités. Cependant, il est possible de contourner ce barrage de manière professionnelle et efficace. Dans cet article, nous vous donnerons des astuces pour réussir cette tâche délicate.
Comprendre le rôle de la secrétaire
Pourquoi les secrétaires filtrent les appels ?
Les secrétaires jouent un rôle crucial dans la gestion des appels entrants. Leur mission principale est de protéger leur employeur des interruptions inutiles et de gérer efficacement le temps. Ils filtrent les appels pour déterminer lesquels sont vraiment importants.
Comment les secrétaires prennent-elles leurs décisions ?
Les secrétaires utilisent divers critères pour décider si un appel doit être transmis ou non. Cela inclut la reconnaissance du nom de l’appelant, la nature de l’appel et l’urgence apparente de la demande. Comprendre ces critères peut vous aider à mieux vous préparer.
Préparation avant l’appel
Faites vos recherches
Avant de passer votre appel, il est essentiel de faire des recherches sur l’entreprise et la personne que vous essayez de joindre. Plus vous en savez, plus vous serez crédible et pertinent.
Préparez un script
Avoir un script bien préparé peut vous aider à rester concentré et à transmettre votre message de manière claire et concise. Incluez des informations clés sur vous-même, votre entreprise et la raison de votre appel.
Soyez prêt à répondre aux objections
Les secrétaires peuvent poser des questions pour déterminer si votre appel mérite d’être transmis. Préparez des réponses aux objections courantes comme “Pouvez-vous m’envoyer un email à la place ?” ou “Quel est l’objet de votre appel ?”.
Techniques pour passer le barrage secrétaire
Soyez poli et professionnel
La première impression compte énormément. Soyez toujours poli et professionnel. Utilisez le nom de la secrétaire si vous le connaissez, cela montre que vous avez pris le temps de vous renseigner.
Utilisez le nom de votre contact cible
Mentionner directement le nom de la personne que vous essayez de joindre peut augmenter vos chances de passer le barrage secrétaire. Cela montre que vous savez exactement qui vous devez contacter.
Créez un sentiment d’urgence
Sans être agressif, essayez de créer un sentiment d’urgence ou d’importance. Par exemple, “Il est crucial que je parle à M. Dupont aujourd’hui concernant une opportunité urgente”.
Soyez bref et précis
Les secrétaires n’ont pas le temps pour des appels longs et compliqués. Soyez bref et précis dans vos explications. Par exemple, “Je suis [votre nom] de [votre entreprise]. J’ai une information importante à partager avec M. Dupont”.
Après l’appel
Envoyez un email de suivi
Si vous ne parvenez pas à passer le barrage secrétaire au téléphone, essayez d’envoyer un email de suivi. Soyez concis et expliquez pourquoi vous souhaitez parler à votre contact cible.
Réessayez à un autre moment
Si vous échouez une première fois, ne vous découragez pas. Les moments de la journée peuvent influencer la disponibilité des secrétaires. Réessayez à un autre moment ou un autre jour.
Utilisez les réseaux sociaux
Les réseaux sociaux professionnels comme LinkedIn peuvent être une excellente alternative pour contacter directement votre cible sans passer par le barrage secrétaire. Envoyez un message personnalisé expliquant votre démarche.
Passer le barrage secrétaire demande de la préparation, de la patience et de la stratégie. En comprenant le rôle des secrétaires et en utilisant des techniques appropriées, vous pouvez augmenter vos chances de joindre les personnes clés de votre entreprise cible. N’oubliez pas de rester professionnel et courtois à tout moment. Avec de la persévérance, vous finirez par atteindre votre objectif.
En suivant ces conseils, vous serez mieux équipé pour naviguer à travers le barrage secrétaire et atteindre votre interlocuteur cible, facilitant ainsi vos interactions professionnelles et vos opportunités d’affaires.